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如何用崗位說明書管理員工——開信談崗位體系管理
來源:溫州企業管理咨詢,流程優化與再造,績效考核,企業執行力-溫州開信企業管理咨詢有限公司  發表時間:2015/2/10 14:44:28  點擊:562 次

第一,明確定義員工的工作。

不管員工有無工作描述,也不管工作描述是否詳細,該經理都要抽出專門的時間,與員工共同坐下來,重新定義員工的工作。重新定義員工的工作不是對以前工作的全盤否定,而是結合工作的現狀,綜合考慮公司的遠景、戰略目標,對工作部門的任務與目標做出全面細致的理解。在此基礎上全面盤點本部門的崗位與員工,對員工的工作內容進行豐富和細化,使之富有指導性和工作標準,富有生命力,更加便于員工工作,便于經理管理,使管理工作逐步走向科學化、規范化和標準化。

簡單地說,就是讓每名員工都有一份經理和員工共同制定的內容詳細、職責明確、標準清楚的崗位說明書。讓員工知道該做什么、該怎么做、該做得多好,凡事有章可循,有據可查,讓員工學著對工作負責,對自己負責,也讓員工明確知道經理對他們的期望。

不管你是否想成為優秀的職業經理人,你都要帶領員工做好這件事情,因為它是你的職責所在,對員工負責的最好的表現就是讓員工知道自己該做什么,崗位說明書就是最好的說明。

第二,幫助員工理解崗位說明書

編制崗位說明書是一回事,如何理解崗位說明書又是另外一回事,特別是經理和員工是否在崗位職責上達成共識則顯得更為重要。如果崗位說明書是由經理或者員工獨立完成,那么如何運用它就會顯得相當麻煩,甚至會流于形式走過場。

所以,在崗位說明書定稿之前,經理有必要安排專門的時間與每一個員工對他們的崗位說明書的內容進行確認,幫助員工理解和運用。這個工作可能被很多經理理解為沒有必要,許多的經理以沒有時間、工作忙為由將學習理解崗位說明書的工作交給員工本人,認為只要自己簽過字發給員工就可以了,無須再浪費寶貴的時間去認真研究每一個細節。

如果經理沒有和員工進行確認,沒有幫助員工學習和理解崗位說明書,那么必然存在經理和員工之間的理解誤差,必然存在工作推進的問題,造成員工認識上的不重視,到最后,崗位說明書也就是一紙空文。

所以,為了使崗位說明書發揮它本應該發揮的作用,真正成為幫助員工和經理的工具,經理必須再耐心一點,再多花一點時間,真誠而認真地與員工就崗位說明書的每個環節達成一致認識,直至雙方簽字認可。

通過這個過程,經理不但幫助員工進一步認清了自己的職責所在,理清了認識上的誤區,更是對員工進行了一次系統的在職培訓,分析工作的過程實際上也是分析工作該如何做的過程,這對經理本人來說也是個提高。

第三,用崗位說明書管理員工。

崗位說明書的基礎上,經理和員工不再僅僅是管理與被管理、經理與下屬的關系,而更多的是合作伙伴的關系。經理扮演著輔導員與教練的角色,依據員工的崗位說明書給予相應的授權,將應該授予員工的權力授予員工,員工在經理的指導幫助下對自己負責,學會自我管理。

這種角色的改變將使經理與員工之間的關系更為融洽,工作更有效率。崗位說明書是用來指導工作而不是用來存檔的,所以束之高閣的做法不可取。經理和員工應該人手一份崗位說明書,置于隨手可及的地方,隨時拿來查閱。

有了崗位說明書,員工更加明確自己的職責所在,更加愿意也更加會對自己職責范圍內的事情負責,所以崗位說明書的本身就起到管理監督的作用,有了事情無須經理說,員工就可以迅速決定是否該自己負責,怎么負責,是否需要請示,是否需要獲得經理的支持等等。

對經理來說,有了崗位說明書,可以使自己從繁忙的工作中解脫出來,更加前瞻性地看待問題,更加有效地規劃工作,做出部署,著眼于未來,前瞻性地工作,向高效能、職業化經理的方向努力。

崗位說明書績效管理的基礎,如果沒有進行工作分析,沒有明確員工的職責,績效考核無從做起。

 

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